Кадры в цифре. Инновационные решения для работы с персоналом. Цифровой отдел кадров

16.08.2022

Коммуникация «сотрудник-руководитель-кадровик» во многих больших компаниях до сих пор представляет собой хождение по кабинетам и перемещение бумажных носителей. Это отнимает много времени даже в том случае, если компания живет в одном офисе. Что уж говорить о распределенной компании, офисы которой находятся в нескольких городах, а значительная часть сотрудников работает дистанционно. В этом случае даже такая простая вещь, как подача заявления на отпуск, может стать стрессом.


С такими неудобствами столкнулись в компании Artezio, которая входит в группу ЛАНИТ. Компания имеет офисы в семи городах, в том числе и в Беларуси, поэтому важным для нее стало создание систем для унификации и автоматизации кадрового учета. «Внедрение таких систем – это просто невероятная экономия времени: для кадровиков, для менеджеров проектов, для сотрудников», – утверждает директор по персоналу Artezio Ирина Дьяченко.

ХОЧУ В ОТПУСК

Первой ласточкой, по словам Дьяченко, стало цифровое решение для учета отпусков – Art-Vacation, созданное в процессе обучения молодых специалистов. Эта простая в использовании система позволяет дистанционно согласовывать и регистрировать отпуска, вести учет дней отсутствия, в том числе и больничных.

«У нас компания распределенная, причем на два государства, и команда проекта могла сформироваться так, что менеджер был в Москве, часть команды в Нижнем Новгороде, часть – в Минске или Витебске. И подписать какую-то бумажку у руководителя, а тем более у нескольких, просто не представлялось возможным. Нужна была автоматизация», – рассказывает Ирина.

В итоге была создана веб-версия системы, которая доступна с любого устройства. Сотрудник компании заходит на свою страничку, где выбирает из списка вариант своего предстоящего отсутствия: отпуск или больничный. Он видит число доступных ему дней отпуска, выбирает его вид (очередной, за свой счет или учебный), указывает период и нажимает кнопку «Согласовать».

Система же подгружает проекты, в которых задействован сотрудник, и руководителей, которым нужно отправить заявление на согласование. Далее алгоритм предполагает отправку заявления менеджеру проекта (и при необходимости другому руководителю), и, если тот нажимает кнопку «Согласен», заявление автоматически попадает к кадровому работнику, который его регистрирует и составляет приказ.

Сотрудник может отслеживать весь процесс согласования и регистрации отпуска.

      

В свою очередь, руководитель имеет возможность планировать отпуска сотрудников и, зная план своего проекта, может заблокировать какие-то периоды для ухода в отпуск.

      

«Сотруднику не надо задумываться, куда ему идти, с кем согласовывать, у кого подписывать. Он видит, что его отпустили, и он спокоен. Это простая программа, но она снимает очень много вопросов и для сотрудника, и для руководителя, и для HR. Никто никого не дергает, все уведомления уходят, куда нужно, в том числе – в бухгалтерию», – говорит Дьяченко, оценив в 70% экономию времени для всех участников процесса.

ВАЖЕН КАЖДЫЙ ЧАС

Другой интересной разработкой Artezio стала система учета рабочего времени Art-Time, позволяющая отслеживать трудозатраты членов команды, согласовывать рабочее время, получать сводные отчеты, контролировать заполнение данных, рассылать уведомления и таким образом повышать продуктивность команды.

Каждый сотрудник имеет учетную запись в системе, где на главном дашборде видит, в каких проектах задействован (проекты из справочника выбирает руководитель).

На первом этапе человек заносит в таблицу количество часов, которые он в течение дня посвятил тому или иному проекту. Часы делятся на обычные и на часы переработки (в будний день или в выходной). О необходимости внесения данных система напоминает сотруднику автоматически.

На втором этапе осуществляется контроль: руководитель проекта заходит в систему, проверяет данные от сотрудников и подтверждает их нажатием соответствующей кнопки. При этом часы переработки, не согласованные с руководителем, не учитываются.

«В конце месяца система формирует по каждому сотруднику отчет для бухгалтерии, где учтены все согласованные переработки, а также дни и типы отсутствия, которые подтверждаются службой HR на основе системы Art-Vacation», – поясняет глава HR компании.

УПРАВЛЕНИЕ ТАЛАНТАМИ

Еще одним инструментом, сильно облегчающим работу руководителям проектов и сотрудникам HR в Artezio, является разработка Art-Team. В этой системе создаются, хранятся и редактируются резюме сотрудников. С ее помощью менеджеры проектов и HR-специалисты могут находить нужных им специалистов, применяя фильтры (по навыкам, местоположению, опыту и т.д.). Система также может конвертировать цифровое резюме в формат Word или PDF, если это необходимо для последующей отправки заказчику.

     

«У каждого сотрудника должно быть резюме на русском и английском, составленное по нашему единому шаблону, который переведен в веб-форму. При заполнении он может что-то выбрать из справочников (должности, владение языками программирования и т.д.), а что-то заполнить сам (например, опыт участия в таких-то проектах). Заполненную форму видит сотрудник HR, который может оставить комментарий, попросив что-то исправить, добавить или обновить», – уточняет Дьяченко.

При этом доступ к резюме в системе имеют все менеджеры проектов и сотрудники HR, в связи с чем исключается «ненужная коммуникация», когда руководителю проекта приходилось идти в отдел кадров, чтобы ему там помогли в поисках человека с необходимыми параметрами.

По словам Ирины Дьяченко, все три системы интегрированы между собой и могут подгружать из одной в другую нужные данные. В перспективе в компании хотят автоматизировать процесс аттестации сотрудников, а также создать внутренний чат-бот.
    

Создание и активное развитие HR-решений в продуктовом портфеле ЛАНИТ не только отвечает самым актуальным потребностям рынка, но еще и поддерживает одну из ключевых идей компании – главную ценность бизнеса составляют люди. По словам президента ГК ЛАНИТ Филиппа Генса, ИТ-бизнес строится на компетенциях высококвалифицированных специалистов и профессиональной работе команд. В текущих условиях потребность в новых кадрах и в поддержке сотрудников будет только расти. Поэтому "Ланит" наращивает свою экспертизу в этой сфере и готов делиться опытом с рынком.

Источник: РИА Новости, 16.08.2022